Bij soft controls gaat het om maatregelen die van invloed zijn op bijvoorbeeld de motivatie, loyaliteit, ethiek, integriteit, inspiratie en waarden en normen van medewerkers. Voorbeelden van soft controls zijn voorbeeldgedrag (tone at the top), ruimte om incidenten te melden en het creëren van verantwoordelijkheidsbesef.
Mkb-ondernemingen hebben steeds meer interesse in andere maatregelen dan hard controls om weer ‘in control’ te komen. Zij zijn zich ervan bewust dat zij met de hierboven genoemde soft controls aan de slag moeten. De vraag is alleen, hoe? Er zijn twee obstakels:
- Soft controls moeilijk meetbaar.
- Er is weinig kennis over mkb-ondernemingen en soft controls. Onderzoek richt zich tot nu toe op grote ondernemingen en overheidsinstellingen. Beschikbare tools zijn niet beschikbaar voor het mkb.
Er is daarom een grote behoefte aan meer kennis over het functioneren van soft controls bij mkb-ondernemingen en aan handreikingen om het ‘in soft control zijn’ te verbeteren. De afwezigheid daarvan tot nu toe leidt ertoe dat deze ondernemingen zich beperken tot de makkelijker controleerbare en meetbare regels en procedures in de organisatie: de hard controls. Met, zo laat de praktijk zien, alle gevolgen van dien.
Er zijn diverse voorbeelden te noemen van mkb-ondernemingen waarbij keurig aan de regels werd voldaan, de sturingsmechanismen goed werkten en het financieel toch mis ging. De hard controls (regels, procedures) waren op orde, maar het bleek slecht gesteld met de cultuur, integriteit en normen en waarden in de organisatie. Deze zogenaamde ‘soft controls’ functioneerden niet.
Hogeschool Rotterdam en de Hogeschool van Amsterdam werken samen aan een onderzoek naar het gebruik en toepassing van soft controls in het mkb. Met het onderzoek wordt een bijdrage geleverd aan het goed functioneren en presteren van mkb-ondernemingen door:
- een techniek (scan) te ontwikkelen die mkb-ondernemingen concreet inzicht geeft in de mate waarin zij op basis van soft controls op orde zijn en waar mogelijkheden voor verbetering liggen;
- een set goed hanteerbare maatregelen (toolkit) te ontwerpen die mkb-ondernemingen in staat stellen om de organisatiecultuur, waarden en normen en bijbehorende houding en gedrag in de organisatie te verbeteren.
Het onderzoek heeft inmiddels geleid tot een gevalideerde Soft Control Scan die vrij beschikbaar is en die ondernemers kunnen uitzetten binnen hun organisatie. Extra onderzoek heeft inmiddels een verstevigde Soft Control Toolkit opgeleverd met hard en soft control suggesties uit zowel de theorie als de praktijk.