Verplaats je in de situatie van de lezer, dit is je doelgroep. Dit kan een klant zijn, een breed geïnteresseerd publiek, studenten of professionals uit je vakgebied. Wat moet deze doelgroep over jouw onderwerp te weten komen? Maak daarom als je de aanleiding hebt vastgesteld (doel) een (SBB-)analyse van je doelgroep. Je analyseert dan de: Samenstelling, Bagage en Behoeften van je doelgroep.
Vragen voor SBB-analyse
- Hoe is de samenstelling van de doelgroep? Lezen een of meer personen jouw tekst? Is je doelgroep homogeen of heterogeen? Schrijf je bijvoorbeeld een bericht aan alle medewerkers van je organisatie of alleen de directie?
- Ga ook altijd na wat de rol is van de lezer: is hij een beslisser of niet?
- Wat is de bagage van de doelgroep? Bij bagage gaat het om zaken als: opleiding, ervaring, interesse en voorkennis van de ontvanger van het bericht. Kun je bijvoorbeeld vaktaal hanteren of niet?
- Wat is de houding ten opzichte van de schrijver, het onderwerp en het medium dat je gebruikt?
- Wat zijn de behoeften van de doelgroep?
Wil je grappig, serieus of integer overkomen? Jouw bericht staat of valt met de juiste toon. Kun je op informele wijze schrijven of stelt de lezer een formele benadering meer op prijs? Hoe is zijn houding ten aanzien van het onderwerp, en welk belang heeft hij daarbij? Het resultaat van deze stap moet zijn dat je je lezer als het ware voor je ziet staan. Dan kun je inhoud, opbouw en formulering van het bericht goed afstemmen op de wensen en belangen van de lezer.
Denk bij formulering na over de volgende vragen:
- Eenvoudig of moeilijk taalgebruik?
- Formeel of informeel?
- Neutraal of gekleurd?
Zorg dan dat je de lezer op een consequente manier benadert. Een aanhef met 'Beste Ton' is vreemd als je de man eerder aansprak met 'Geachte heer Brouns'. Hetzelfde geldt in een verslag, dat je de lezer consequent (of helemaal niet) aanspreekt.
Ga na wat er aan het bericht of verslag vooraf is gegaan. Verdiep je in de achtergrond en doe research. Als je een bericht schrijft, raadpleeg eerdere berichten of ga na hoe mondelinge contacten in het verleden zijn verlopen. Wanneer je een verslag schrijft, ga dan na wat er al is geschreven over dit onderwerp.
Verwijs naar eerdere berichten, contacten of onderzoek. Het zou inefficiënt zijn om alles opnieuw uit te leggen, vat het kort samen. Presenteer eventuele herhalingen van informatie expliciet als 'opfrissers'.
Benadruk in het slot het primaire schrijversbelang: wat wil je zelf benadrukken, wat verwacht je van de lezer, wat wil je dat hij denkt, vindt of doet? Sluit af met een concrete vraag, een afspraak of samenvatting en zorg voor een wens, een bemoediging of iets anders met vitamine R (relatie). Het slot blijft immers het langst hangen.